Najčešća pitanja

Da, arhiviranje može se raditi retroaktivno - od osnivanja, odnosno od najstarije dokumentacije pa do prethodne godine.

Donesite ga sada, kao jedan o tri obavezna akta kojim se reguliše upravljanje dokumentarnim materijalom i arhivsko poslovanje kod pravnih lica.

Sve se mora popisati retroaktivno i formirati Arhivska knjiga, a potom pristupiti izradi Liste kategorija kako bi se kategorizovala i valorizovala sva dokumentacija.

Da, pravno lice može ovlastiti drugo pravno lice za obavljanje ovih poslova.

Da, važe, ali neophodno ih je ažurirati i doneti pored Liste kategorija i akt koji definiše upravljanje dokumentarnim materijalom u elektronskoj formi.

Fizička lica nisu u obavezi da predaju arhivu arhivsku građu i da postupaju u skladu sa zakonskim obavezama stvaraoca i imaoca (član 14. Stvaralac i imalac, osim fizičkih lica, …). 

Prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Službeni glasnik RS", br. 6/2020), arhivska građa, kao dokumentarni materijal koji se trajno čuva, je odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani. Arhivska građa u elektronskom obliku je arhivska građa koja je izvorno nastala u elektronskom obliku.

Znači, radom svih pravnih lica i preduzetnika nastaje određena dokumentacija. Ova dokumentacija, nezavisno od medija na kojem je nastala (papir, elektronski dokument, its), u trenutku nastanka ima svoju operativnu i upotrebnu vrednost, ali vremenom zbog svoje izvornosti i autetintičnosti postaje jedini trag dešavanja u prošlosti. Iz tog razloga zakonodavac donosi niz zakonskih propisa kojima obezbeđuje da se čuvanje dokumentacije vrši od trenutka nastanka, pa do trenutka njenog uništenja ili predaje nadležnom arhivu.

Uredbom o Klasifikaciji delatnosti ("Službeni glasnik RS", br. 54/2010) propisuje se Klasifikacija delatnosti sa nazivima, šiframa i opisima delatnosti. 
  
86.90 Ostala zdravstvena zaštita

Ove aktivnosti se obavljaju u zdravstvenim ambulantama i ordinacijama u okviru firmi, škola, domova za stare, radničkim i društvenim organizacijama, kao i u privatnim ordinacijama (osim bolnica), stanu pacijenta ili na drugom mestu.
Obuhvata:
- aktivnosti medicinskih laboratorija za:
* analizu krvi, medicinsku, odnosno kliničku biohemiju, mikrobiologiju, patohistologiju;
* zubnu tehniku;
- aktivnosti banaka krvi, sperme i organa za transplantaciju itd.
- sanitetski prevoz pacijenata, hitna pomoć, uključujući prevoz vazduhoplovima; ove usluge se često obezbeđuju tokom urgentnih medicinskih intervencija
Ne obuhvata:
- izradu veštačkih zuba, proteza i protetičkog pribora od strane zubnih laboratorija, del. 32.50
- prevoz pacijenata, bez opreme za spasavanje života i bez medicinskog osoblja, del. 49-51
- nemedicinsko laboratorijsko ispitivanje, del. 71.20
- ispitivanje ispravnosti hrane, del. 71.20
- delatnosti bolnica, del. 86.10
- zdravstvenu i stomatološku praksu, del. 86.2
- domove za stara lica sa medicinskom negom, del. 87.10

Pravilnik o bližim uslovima i načinu vršenja procene zdravstvenih tehnologija ("Službeni glasnik RS", broj 97/2020) ne precizira da li “odgovarajući kadar” treba da bude sa punim ili nepunim radnim vremenom. Znači, može kadar koji radi sa nepunim (primer pola) radnim vremenom pod uslovom da nije reč o kadru koji je nosilac ispunjenosti uslova za obavljanje delatnosti u poliklinici po rešenju Ministarstva zdravlja – zdravstvene inspekcije.

Član 3.

Zdravstvena ustanova, drugo pravno lice za koje je posebnim zakonom predviđeno da obavlja i poslove zdravstvene delatnosti (u daljem tekstu: drugo pravno lice) odnosno privatna praksa, može primenjivati novu zdravstvenu tehnologiju ako ima za to edukovan odgovarajući kadar, kao i odgovarajući prostor, opremu, lekove i medicinska sredstva, a u skladu sa rešenjem kojim ministar zdravlja (u daljem tekstu: ministar) izdaje dozvolu za korišćenje nove zdravstvene tehnologije.

Član 6.

Zahtev za izdavanje dozvole za korišćenje nove zdravstvene tehnologije za medicinsku proceduru podnosi se na Obrascu 2. koji je odštampan uz ovaj pravilnik i čini njegov sastavni deo.

Zahtev iz stava 1. ovog člana, sastoji se iz administrativnog i zdravstveno-ekonomskog dela.

Administrativni deo zahteva sadrži sledeće:

2) ugovor zaključen između zdravstvene ustanove, drugog pravnog lica, odnosno privatne prakse i zdravstvenog radnika edukovanog za obavljanje određene nove zdravstvene tehnologije, u skladu sa zakonom;

3) dokaz o odgovarajućoj edukaciji neophodnog kadra za obavljanje određene nove medicinske procedure;

Prema članu 12. najnovijeg  PRAVILNIKA o sprečavanju, ranom otkrivanju i suzbijanju bolničkih infekcija ("Službeni glasnik RS", br. 1/2020)

“Zdravstvena ustanova i socijalna ustanova u kojoj se obavlja i zdravstvena delatnost, o sastavu komisije obaveštava nadležni institut, odnosno zavod za javno zdravlje.”

Članom 22. Zakona o zdravstvenoj dokumentaciji i evidencijama u oblasti zdravstva propisano je:

Otpusna lista sa epikrizom vodi se u stacionarnoj zdravstvenoj ustanovi i dnevnoj bolnici za pacijenta koji se u njoj nalazio na lečenju, porođaju ili rehabilitaciji, a izdaje se prilikom otpuštanja.

Zdravstvena ustanova iz stava 1. ovog člana, dužna je da najkasnije u roku od deset dana od dana otpuštanja pacijenta, jedan primerak otpusne liste sa epikrizom dostavi izabranom lekaru, odnosno lekaru specijalisti na koga je izabrani lekar preneo ovlašćenje.

Za tačnost podataka koji se nalaze u otpusnoj listi iz stava 1. ovog člana odgovaran je nadležni zdravstveni radnik.

Članom 10. Pravilnika o obrascima i sadržaju obrazaca za vođenje zdravstvene dokumentacije, evidencija propisano je:

Otpusna lista sa epikrizom popunjava se u tri primerka. Na svaki primerak otpusne liste stavlja se potpis i faksimil lekara koji je lečio bolesnika, odnosno potpis i faksimil rukovodioca organizacione jedinice. Svaki od primeraka otpusne liste treba da nosi i pečat zdravstvene ustanove koja otpusnu listu izdaje. Prvi popunjeni primerak otpusne liste šalje se izabranom lekaru (domu zdravlja) lečenog lica. Drugi popunjeni primerak otpusne liste uručuje se bolesniku prilikom ispisa. Treći popunjeni primerak otpusne liste odlaže se u arhivu medicinske dokumentacije.

"Zdravstvena dokumentacija" je izvorni ili reprodukovani dokument, primljen u rad ili stvoren u radu zdravstvenih ustanova, privatne prakse i drugih pravnih lica. Zdravstvenu dokumentaciju čine medicinska dokumentacija o pacijentima i osnovna dokumentacija o zdravstvenoj ustanovi, privatnoj praksi i drugim pravnim licima. Zdravstvena dokumentacija može da se vodi u pismenom ili elektronskom obliku;

"Medicinska dokumentacija" je dokument koji sadrži zapažene, merljive i ponovljive nalaze dobijene prilikom pregleda pacijenta, kao i laboratorijske i dijagnostičke testove, procene ili dijagnostičke formulacije. Medicinska dokumentacija hronološki beleži brigu o pacijentu, podržava dijagnostiku ili razloge posete zdravstvenoj ustanovi, potkrepljuje preventivne postupke, skrining, postupke lečenja i precizno ih dokumentuje. Predstavlja sudsko-medicinski dokument zbog čega mora biti potpuna, tačna i dostupna. Predstavlja i grupu sredstava za usklađeno evidentiranje i prikupljanje podataka o događajima i aktivnostima u sistemu zdravstvene zaštite;

Članom 37. Zakona o zdravstvenoj dokumentaciji i evidencijama u oblasti zdravstva propisano je:

Zdravstvena dokumentacija i evidencije vode se upisivanjem podataka u obrasce za vođenje zdravstvene dokumentacije i evidencija propisanih zakonom.

Upisivanje podataka u obrasce za vođenje zdravstvene dokumentacije i evidencija vrši se na osnovu pruženih zdravstvenih usluga, odnosno prilikom preduzimanja ostalih mera u oblasti zdravstvene zaštite u skladu sa zakonom i na osnovu podataka sadržanih u javnim i drugim ispravama.

Izuzetno, ako podatak ne može da se upiše u obrasce za vođenje zdravstvene dokumentacije i evidencija na način utvrđen u stavu 2. ovog člana, upisuje se na osnovu izjave lica od kojeg se uzimaju podaci koji se upisuju u zdravstvenu dokumentaciju i evidencije.

Vođenje zdravstvene dokumentacije i evidencija može da se vrši u pismenom ili u elektronskom obliku u skladu sa zakonom.

Ako se osnovna medicinska dokumentacija (zdravstveni karton, istorija bolesti, protokoli i knjige evidencije) vodi u elektronskom obliku, a nisu ispunjeni svi propisani uslovi za vođenje osnovne medicinske dokumentacije u elektronskom obliku nadležni zdravstveni radnik dužan je da odštampan i potpisan primerak ove dokumentacije čuva u papirnom obliku.

Članom 41. Zakona o zdravstvenoj dokumentaciji i evidencijama u oblasti zdravstva propisano je:

Zdravstvena ustanova, privatna praksa i drugo pravno lice dužni su da čuvaju zdravstvenu dokumentaciju i evidencije u pismenom, elektronskom ili drugom obliku u zavisnosti od vrste zdravstvene dokumentacije i evidencija, vodeći računa da se očuva njihova upotrebna vrednost.

Zdravstvena ustanova, privatna praksa i drugo pravno lice dužni su da čuvaju zdravstvenu dokumentaciju i evidencije u rokovima utvrđenim ovim zakonom, kao i propisima kojima se uređuje arhivska građa, i to:

1) zdravstveni karton i istorija bolničkog lečenja i zbrinjavanja čuva se deset godina nakon smrti pacijenta ili 90 godina nakon otvaranja, odnosno 40 godina po prestanku izloženosti azbestu, kancerogenim ili mutagenim materijama, biološkim agensima i hemijskim sredstvima;

2) matična knjiga čuva se trajno;

3) ostala osnovna medicinska dokumentacija čuva se 15 godina nakon poslednjeg upisa podataka;

4) stomatološki karton čuva se trajno;

5) registri se čuvaju trajno;

6) tekuća i dnevna evidencija čuva se godinu dana;

7) zbirni i individualni izveštaji čuvaju se dve godine;

8) podaci koji se vode u elektronskom obliku čuvaju se trajno.

Zdravstvena ustanova, privatna praksa i drugo pravno lice dužni su da po prestanku obavljanja zdravstvene delatnosti, odnosno brisanja iz registra nadležnog organa, predaju na čuvanje zdravstvenu dokumentaciju i evidencije nadležnom arhivu u skladu sa zakonom kojim se uređuje arhivska građa.

Članom 2. Zakona o zdravstvenoj dokumentaciji i evidencijama u oblasti zdravstva propisano je:

Upisivanje podataka utvrđenih zakonom, vrši se na osnovun sadržaja osnovne zdravstvene dokumentacije, pomoćnih sredstava za vođenje evidencija i izveštaja.

Unošenje podataka može se vršiti pismenim ili elektronskim putem, na način koji po sadržini u svemu odgovara osnovnoj zdravstvenoj dokumentaciji, pomoćnim sredstvima za vođenje evidencija, i izveštajima kako su propisani pravilnikom.

Unošenje podataka elektronskim putem obavlja se upotrebom odgovarajućeg softvera koji ima rešenje o usaglašenosti.

Ako se zdravstvena dokumentacija, evidencije i izveštaji vode u elektronskom obliku, a nisu ispunjeni svi propisani uslovi za vođenje zdravstvene dokumentacije u elektronskom obliku, nadležni zdravstveni radnik ili zdravstveni saradnik, odnosno drugo ovlašćeno lice, dužno je da odštampan i potpisan primerak dokumentacije, koji po sadržini i formi odgovara osnovnoj zdravstvenoj dokumentaciji, pomoćnim sredstvima za vođenje evidencija, i izveštajima kako su propisani pravilnikom, čuva i u papirnom obliku.

Članom 57. Zakona o zdravstvenoj dokumentaciji i evidencijama u oblasti zdravstva propisano je:

Novčanom kaznom u iznosu od 20.000 do 150.000 dinara kazniće se za prekršaj nadležni zdravstveni radnik, odnosno zdravstveni saradnik i drugo ovlašćeno lice, ako:

5) potpisom i pečatom ili za to predviđenim drugim identifikacionim sredstvom ne potvrdi tačnost upisanih podataka i ako u postupku vođenja zdravstvene dokumentacije i evidencija ne poštuje najviše standarde ljudskih prava i bezbednosti pacijenata (član 38. st. 2. i 3);