Најчешћа питања

Да, архивирање може се радити ретроактивно - од оснивања, односно од најстарије документације па до претходне године.

Донесите га сада, као један о три обавезна акта којим се регулише управљање документарним материјалом и архивско пословање код правних лица.

Све се мора пописати ретроактивно и формирати Архивска књига, а потом приступити изради Листе категорија како би се категоризовала и валоризовала сва документација.

Да, правно лице може овластити друго правно лице за обављање ових послова.

Да, важе, али неопходно их је ажурирати и донети поред Листе категорија и акт који дефинише управљање документарним материјалом у електронској форми.

Физичка лица нису у обавези да предају архиву архивску грађу и да поступају у складу са законским обавезама ствараоца и имаоца (члан 14. Стваралац и ималац, осим физичких лица, …). 

Према Закону о архивској грађи и архивској делатности ("Службени гласник РС", бр. 6/2020), архивска грађа, као документарни материјал који се трајно чува, је одабрани изворни, а у недостатку изворног, и сваки репродуковани облик документа или записа који су настали радом и деловањем државних органа и организација, органа територијалне аутономије и јединица локалне самоуправе, установа, јавних предузећа, ималаца јавних овлашћења, привредних друштава, предузетника, лица која обављају регистровану делатност, верских заједница, као и других правних или физичких лица, а од трајног су значаја за културу, уметност, науку, просвету и друге друштвене области, без обзира на то када и где су настали, и да ли се налазе у установама заштите културних добара или ван њих, и без обзира на облик и носач записа на коме су сачувани. Архивска грађа у електронском облику је архивска грађа која је изворно настала у електронском облику.

Значи, радом свих правних лица и предузетника настаје одређена документација. Ова документација, независно од медија на којем је настала (папир, електронски документ, итс), у тренутку настанка има своју оперативну и употребну вредност, али временом због своје изворности и аутетинтичности постаје једини траг дешавања у прошлости. Из тог разлога законодавац доноси низ законских прописа којима обезбеђује да се чување документације врши од тренутка настанка, па до тренутка њеног уништења или предаје надлежном архиву.

Уредбом о Класификацији делатности ("Службени гласник РС", бр. 54/2010) прописује се Класификација делатности са називима, шифрама и описима делатности. 
  
86.90 Остала здравствена заштита

Ове активности се обављају у здравственим амбулантама и ординацијама у оквиру фирми, школа, домова за старе, радничким и друштвеним организацијама, као и у приватним ординацијама (осим болница), стану пацијента или на другом месту.
Обухвата:
- активности медицинских лабораторија за:
* анализу крви, медицинску, односно клиничку биохемију, микробиологију, патохистологију;
* зубну технику;
- активности банака крви, сперме и органа за трансплантацију итд.
- санитетски превоз пацијената, хитна помоћ, укључујући превоз ваздухопловима; ове услуге се често обезбеђују током ургентних медицинских интервенција
Не обухвата:
- израду вештачких зуба, протеза и протетичког прибора од стране зубних лабораторија, дел. 32.50
- превоз пацијената, без опреме за спасавање живота и без медицинског особља, дел. 49-51
- немедицинско лабораторијско испитивање, дел. 71.20
- испитивање исправности хране, дел. 71.20
- делатности болница, дел. 86.10
- здравствену и стоматолошку праксу, дел. 86.2
- домове за стара лица са медицинском негом, дел. 87.10

Правилник о ближим условима и начину вршења процене здравствених технологија ("Службени гласник РС", број 97/2020) не прецизира да ли “одговарајући кадар” треба да буде са пуним или непуним радним временом. Значи, може кадар који ради са непуним (пример пола) радним временом под условом да није реч о кадру који је носилац испуњености услова за обављање делатности у поликлиници по решењу Министарства здравља – здравствене инспекције.

Члан 3.

Здравствена установа, друго правно лице за које је посебним законом предвиђено да обавља и послове здравствене делатности (у даљем тексту: друго правно лице) односно приватна пракса, може примењивати нову здравствену технологију ако има за то едукован одговарајући кадар, као и одговарајући простор, опрему, лекове и медицинска средства, а у складу са решењем којим министар здравља (у даљем тексту: министар) издаје дозволу за коришћење нове здравствене технологије.

Члан 6.

Захтев за издавање дозволе за коришћење нове здравствене технологије за медицинску процедуру подноси се на Обрасцу 2. који је одштампан уз овај правилник и чини његов саставни део.

Захтев из става 1. овог члана, састоји се из административног и здравствено-економског дела.

Административни део захтева садржи следеће:

2) уговор закључен између здравствене установе, другог правног лица, односно приватне праксе и здравственог радника едукованог за обављање одређене нове здравствене технологије, у складу са законом;

3) доказ о одговарајућој едукацији неопходног кадра за обављање одређене нове медицинске процедуре;

Према члану 12. најновијег  ПРАВИЛНИКА о спречавању, раном откривању и сузбијању болничких инфекција ("Службени гласник РС", бр. 1/2020)

“Здравствена установа и социјална установа у којој се обавља и здравствена делатност, о саставу комисије обавештава надлежни институт, односно завод за јавно здравље.”

Članom 22. Zakona o zdravstvenoj dokumentaciji i evidencijama u oblasti zdravstva propisano je:

Otpusna lista sa epikrizom vodi se u stacionarnoj zdravstvenoj ustanovi i dnevnoj bolnici za pacijenta koji se u njoj nalazio na lečenju, porođaju ili rehabilitaciji, a izdaje se prilikom otpuštanja.

Zdravstvena ustanova iz stava 1. ovog člana, dužna je da najkasnije u roku od deset dana od dana otpuštanja pacijenta, jedan primerak otpusne liste sa epikrizom dostavi izabranom lekaru, odnosno lekaru specijalisti na koga je izabrani lekar preneo ovlašćenje.

Za tačnost podataka koji se nalaze u otpusnoj listi iz stava 1. ovog člana odgovaran je nadležni zdravstveni radnik.

Članom 10. Pravilnika o obrascima i sadržaju obrazaca za vođenje zdravstvene dokumentacije, evidencija propisano je:

Otpusna lista sa epikrizom popunjava se u tri primerka. Na svaki primerak otpusne liste stavlja se potpis i faksimil lekara koji je lečio bolesnika, odnosno potpis i faksimil rukovodioca organizacione jedinice. Svaki od primeraka otpusne liste treba da nosi i pečat zdravstvene ustanove koja otpusnu listu izdaje. Prvi popunjeni primerak otpusne liste šalje se izabranom lekaru (domu zdravlja) lečenog lica. Drugi popunjeni primerak otpusne liste uručuje se bolesniku prilikom ispisa. Treći popunjeni primerak otpusne liste odlaže se u arhivu medicinske dokumentacije.

"Здравствена документација" је изворни или репродуковани документ, примљен у рад или створен у раду здравствених установа, приватне праксе и других правних лица. Здравствену документацију чине медицинска документација о пацијентима и основна документација о здравственој установи, приватној пракси и другим правним лицима. Здравствена документација може да се води у писменом или електронском облику;

"Медицинска документација" је документ који садржи запажене, мерљиве и поновљиве налазе добијене приликом прегледа пацијента, као и лабораторијске и дијагностичке тестове, процене или дијагностичке формулације. Медицинска документација хронолошки бележи бригу о пацијенту, подржава дијагностику или разлоге посете здравственој установи, поткрепљује превентивне поступке, скрининг, поступке лечења и прецизно их документује. Представља судско-медицински документ због чега мора бити потпуна, тачна и доступна. Представља и групу средстава за усклађено евидентирање и прикупљање података о догађајима и активностима у систему здравствене заштите;

Чланом 37. Закона о здравственој документацији и евиденцијама у области здравства прописано је:

Здравствена документација и евиденције воде се уписивањем података у обрасце за вођење здравствене документације и евиденција прописаних законом.

Уписивање података у обрасце за вођење здравствене документације и евиденција врши се на основу пружених здравствених услуга, односно приликом предузимања осталих мера у области здравствене заштите у складу са законом и на основу података садржаних у јавним и другим исправама.

Изузетно, ако податак не може да се упише у обрасце за вођење здравствене документације и евиденција на начин утврђен у ставу 2. овог члана, уписује се на основу изјаве лица од којег се узимају подаци који се уписују у здравствену документацију и евиденције.

Вођење здравствене документације и евиденција може да се врши у писменом или у електронском облику у складу са законом.

Ако се основна медицинска документација (здравствени картон, историја болести, протоколи и књиге евиденције) води у електронском облику, а нису испуњени сви прописани услови за вођење основне медицинске документације у електронском облику надлежни здравствени радник дужан је да одштампан и потписан примерак ове документације чува у папирном облику.

Чланом 41. Закона о здравственој документацији и евиденцијама у области здравства прописано је:

Здравствена установа, приватна пракса и друго правно лице дужни су да чувају здравствену документацију и евиденције у писменом, електронском или другом облику у зависности од врсте здравствене документације и евиденција, водећи рачуна да се очува њихова употребна вредност.

Здравствена установа, приватна пракса и друго правно лице дужни су да чувају здравствену документацију и евиденције у роковима утврђеним овим законом, као и прописима којима се уређује архивска грађа, и то:

1) здравствени картон и историја болничког лечења и збрињавања чува се десет година након смрти пацијента или 90 година након отварања, односно 40 година по престанку изложености азбесту, канцерогеним или мутагеним материјама, биолошким агенсима и хемијским средствима;

2) матична књига чува се трајно;

3) остала основна медицинска документација чува се 15 година након последњег уписа података;

4) стоматолошки картон чува се трајно;

5) регистри се чувају трајно;

6) текућа и дневна евиденција чува се годину дана;

7) збирни и индивидуални извештаји чувају се две године;

8) подаци који се воде у електронском облику чувају се трајно.

Здравствена установа, приватна пракса и друго правно лице дужни су да по престанку обављања здравствене делатности, односно брисања из регистра надлежног органа, предају на чување здравствену документацију и евиденције надлежном архиву у складу са законом којим се уређује архивска грађа.

Чланом 2. Закона о здравственој документацији и евиденцијама у области здравства прописано је:

Уписивање података утврђених законом, врши се на основун садржаја основне здравствене документације, помоћних средстава за вођење евиденција и извештаја.

Уношење података може се вршити писменим или електронским путем, на начин који по садржини у свему одговара основној здравственој документацији, помоћним средствима за вођење евиденција, и извештајима како су прописани правилником.

Уношење података електронским путем обавља се употребом одговарајућег софтвера који има решење о усаглашености.

Ако се здравствена документација, евиденције и извештаји воде у електронском облику, а нису испуњени сви прописани услови за вођење здравствене документације у електронском облику, надлежни здравствени радник или здравствени сарадник, односно друго овлашћено лице, дужно је да одштампан и потписан примерак документације, који по садржини и форми одговара основној здравственој документацији, помоћним средствима за вођење евиденција, и извештајима како су прописани правилником, чува и у папирном облику.

Чланом 57. Закона о здравственој документацији и евиденцијама у области здравства прописано је:

Новчаном казном у износу од 20.000 до 150.000 динара казниће се за прекршај надлежни здравствени радник, односно здравствени сарадник и друго овлашћено лице, ако:

5) потписом и печатом или за то предвиђеним другим идентификационим средством не потврди тачност уписаних података и ако у поступку вођења здравствене документације и евиденција не поштује највише стандарде људских права и безбедности пацијената (члан 38. ст. 2. и 3);